Sædalen IL vil fra og med 1.april i 2019 overta vertskapsrollen i Sædalshallen. Vi har inngått en treårig samarbeidsavtale med Bergen kommune.
Avtalen gir idrettslaget betydelig økonomisk tilskudd til aktivitetstilbud for barn og unge. Samtidig gir det oss sterkere eierskap til idrettshallen med muligheter for å på sikt sette i verk kafédrift og skape gode sosiale møteplasser for nærmiljøet.
Vertskapsrollen må i hovedsak utføres på dugnad. Hovedstyret har derfor besluttet at lagene som har vertskapsrollen skal få inntektene arbeidet generer. Avdelingene må diskutere fordelingen av midlene, men hovedstyret anbefaler at inntektene aktivitetstilskuddet genererer benyttes til å stimulere til aktivitet for barn og unge, turnerings- og lagkasse samt styrke trener- og lederkompetansen.
Hva går vertskapsrollen ut på?
Sædalen IL skal ha en voksen person (over 18 år) til stede i hallen som sikrer et godt miljø og som kan ha et oppsyn med sikkerheten i hallen i tilfelle behov for rømning mv. Det skal dog ikke utføres noe arbeid i hallen i form av renhold, tilsyn eller daglig vedlikehold ettersom disse oppgavene i sin helhet skal utføres av Bergen kommune v/Idrettsservice på dagtid. Tilstedeværelsen av en voksenperson medfører heller ikke at vedkommende har noe ansvar for å igangsette noen form for aktivitet blant brukerne av hallen.
Her er Sædalen ILs informasjon og sjekkliste for vertskapsrollen:
Her er Bergen kommunes instruks for vertskapsrollen:
Tilstedeværelsen er også ment å skulle sikre et økt voksenengasjement rundt barn og unges aktiviteter. En tettere integrasjon av idrettslag og nærmiljø vil kunne gi bedre samhandling mellom viktige aktører for barn og unges oppvekstsvilkår. En avtale om tilstedeværelse er også ment å skulle gi Sædalen IL et sterkere «eierskap» til kommunale idrettshaller fra idrettens side.
Ved oppstart av vakt skal vedkommende gå til vaktbuen i Sædalshallen. Utenfor vaktbuen er det nøkkelboks med kodelås som kan oppgis av avdelingsleder eller daglig leder. I nøkkelboksen ligger nøkler og kodebrikke til anlegget. I vaktbuen ligger refleksvekst man skal ha på seg gjennom hele vakten. Når vakten er ferdig skal man legge nøkkel og kodebrikke tilbake i nøkkelboksen og legge igjen refleksvest i vaktbuen.
Idrettslaget skal være tilstede til følgende tider i Sædalshallen:
Mandag – torsdag: kl. 15.30 – 22.30
Fredag: kl. 15.30 – 20.00
Tilstedeværelse i helg reguleres av en annen avtale.
Merk: Minimum tilstedeværelse er fra 15 minutter før åpning til 30 minutter etter stengning.
På tider innenfor rammetid uten aktivitet, er det ingen krav til tilstedeværelse. I høst og vinterferie holdes hallen åpen etter avtale med Idrettsservice og eventuelt Idrettsrådet i Bergen.
Alle som skal ha vertskapsrollen må gjennom opplæring. Ansvarlige for alle avdelinger har fått opplæring. Disse vil kunne gi opplæring videre til de respektive lagene.
Samtidig vil daglig leder ha vertskapsrollen hver mandag fra 15.30 til 22.30 og man kan etter avtale få opplæring i dette tidsrommet. Dette avtales nærmere på [email protected]
Spørsmål?
Har du spørsmål relatert til din vakt som vertskap i Sædalshallen så tar du kontakt med den som organiserer ditt lag eller avdeling. Har du behov for opplæring så tar du enten kontakt med avdelingsleder eller med daglig leder. Kontaktpersoner:
- Leder håndball: [email protected]
- Leder barnefotball: [email protected]
- Leder basketball: [email protected]
- Leder friidrett: [email protected]
- Leder innebandy: [email protected]
- Daglig leder Sædalen IL: [email protected]
Hvordan er avtalen regulert?
Sædalen IL har tatt på seg å være vertskap i Sædalshallen alle hverdager. Fra før av har allerede håndballgruppen hatt vertskapsrollen i helgene. Idrettslaget skal være tilstede i hallen i perioden:
1. januar til og med 31. desember med unntak av juleferie (fom. 23.12 tom. 01.01) og påskeferie (fom. lørdag før palmesøndag tom. 2. påskedag) og periodene mellom 15. mai og 15. august. Hovedstyret i Sædalen IL ønsker at Sædalshallen skal være åpen utover denne perioden, og vil derfor holde hallen åpen ut uke 24, altså til og med 16.juni. Sædalshallen vil da stenges for sommeren og åpnes igjen når vi starter opp igjen vertskapsrollen 15.august.
Idrettslaget skal være tilstede til følgende tider (rammetid) (kan bli underlagt endringer etter avtale)
Mandag – torsdag: kl. 15.30 – 22.30
Fredag: kl. 15.30 – 20.00
Tilstedeværelse i helg reguleres av en annen avtale.
Minimum tilstedeværelse er fra 15 minutter før åpning til 30 minutter etter stengning. På tider innenfor rammetid uten aktivitet, er det ingen krav til tilstedeværelse. I høst og vinterferie holdes hallen åpen etter avtale med Idrettsservice og eventuelt Idrettsrådet i Bergen.
Hvordan fordeles aktivitetstilskuddet?
Sædalen IL får årlig et aktivitetstilskudd på kroner 250.000,- (50.000,- per hverdag) for å organisere og gjennomføre vertskapsrollen. Hovedstyret har besluttet at lagene som har vertskapsrollen skal få inntektene arbeidet generer. Avdelingene må diskutere fordelingen av midlene, men hovedstyret anbefaler at inntektene aktivitetstilskuddet genererer benyttes til å stimulere til aktivitet, turnerings- og lagkasse samt styrke trener- og lederkompetansen.
Hver idrettsgren er selv ansvarlig for organisering og gjennomføring av vertskaprollen på sin dag. Følgende fordelingsnøkkel er lagt til grunn:
*Inntektene daglig leder genererer ved å legge arbeidsdagen til mellom 15.30 og 22.30 som vertskaps i Sædalshallen går inn til idrettslaget for å delfinansiere stillingen.
Basketball, friidrett og innebandy er reserver og skal ringes inn ved behov og i god tid før vakten skal fylles. Reserve ringes inn på rundgang. På dager hvor reserve må steppe inn for hovedansvarlig, vil det settes av kroner 1000,- per dag. Eksempel: Om friidrett har steppet inn som reserve 4 ganger første halvår vil idrettsgrenen opparbeide seg 4 x kroner 1000,- = kroner 4000,- som skal utbetales når Bergen kommune overfører aktivitetstilskudd til idrettslaget hvert halvår 15.januar og 15.august.
De ansvarlige lagene vil få utbetalt aktivitetstilskudd for gjennomført arbeid etterskuddsvis, hvert halvår for å sikre at arbeidet faktisk blir gjennomført og for å få trukket fra tilskudd til reserve som eventuelt har steppet inn.
Hver idrettsgren er selv ansvarlig for organisering og gjennomføring av vertskaprollen, altså barnefotballen er ansvarlig for å organisere tirsdagen, håndball er ansvarlig for å organisere onsdag, torsdag og fredag, daglig leder legger arbeidsdagen sin til ettermiddag/kveld mandag.
Merk! I avtalens første år (2019) med oppstart 1. april utbetales aktivitetstilskudd fra Bergen kommune i to runder med kroner 62.500,- for første halvdel 2019, og kroner 125.000,- for andre halvdel 2019.
Nevnte dere kafédrift?
Sædalen IL ønsker muligheten til å benytte flere sosiale rom og kjøkken på Sædalen skole. Blant annet til kafédrift i helger og på aktuelle hverdager. Det er derfor innarbeidet i samarbeidsavtalen med Bergen kommune følgende tekst:
«Idrettsservice vil arbeide for, som følge av samarbeidsavtalen om vertskapsrolle, å gjøre sosialt rom og kjøkken tilgjengelig for Idrettslaget på kveldstid. Slik at mulighet for møter og kafédrift kan opprettholdes. Detaljene i forholdet skal reguleres i egen tilleggsavtale.»
