Informasjon til trenere og ledere

Velkommen som ny trener, leder eller tillitsvalgt i Sædalen IL!

Her har vi samlet litt informasjon som vi tror vil være nyttig i din idrettshverdag. Her finner du utfyllende rollebeskrivelse.

Sædalen IL er organisert med et hovedstyre som mellom årsmøtene er det høyeste organet i idrettslaget. Samtidig er det etablert avdelingsstyrer /ledere for de respektive idrettsgrenene. Idrettslaget har også en administrativ ledelse som er hovedstyrets forlengede arm i den daglige driften.

Avdelingene jobber med aktivitetstilbud, påmelding til serier og cup, sportsplan, fordeling av treningstider og skal være en sparringspartnere for trenere og ledere.

Kontaktadresse til de respektive idrettsgrenene sine styrer / ledere:

Samtidig har Sædalen IL en daglig leder, Vilde, som kan nås på [email protected], en hovedinstruktør, Guro, med ansvar for idrettsskole og folkehelsetiltak som kan nås på [email protected], en spiller- og trenerutvikler i fotballavdelingen, Marcin, som kan nås på [email protected] og en anleggsrådgiver, Pål, som kan nås på [email protected]

Utstyr:

Hvert lag skal ha tilgang til trenerbag, vester, kjegler, ballpumpe og medisinskrin med plaster, sårsalver, isposer med mer.

Utstyr lag: Hvert lag skal ha tilgang til trenerbag, vester, kjegler, ballpumpe og medisinskrin med plaster, isposer med mer. Sædalen IL står for utstyr som fotballer, håndballer, innebandykøller og baller, basketballer (innenfor rimelighetens grenser i samråd med Torshov Sport sin kunnskap). Fotballer og håndballer har en forventet levetid på minst 2 år, og lagene får ikke nye baller hver sesong. Bestilling av dette utstyret skal gjøres via utstyrsansvarlig for avdelingen. Klubben bestiller inn utstyr 3 ganger i året (15.mars, 15 september og 15.desember). Behov og ønsker må meldes innen disse datoene for å bli tatt med i bestillingen. Utstyrsansvarlig holder oversikt over hvilke lag som har fått påfyll av utstyr til en hver tid.

Er du ny trener i klubben eller det har gått minst 3 år siden sist du fikk treningsdrakt melder du fra til utstyrsansvarlig for din avdeling. Legg ved størrelse i bukse, overtrekkjakker/genser/regnjakke og t- skjorte. Trener er selv ansvarlig for at utstyrsansvarlig har nødvendig informasjon til riktig tid.

*For de yngste lagene i håndball og fotball (6.- og 7 åringer) er det behov for mange trenere per år i oppstarten. I tillegg er det stor utskiftning i trenere. Hovedregelen for trenerutstyr for disse lagene er 1 trener per 6 barn:

• Trenere på lag til 6.- og 7.åringer får regnjakke og t-skjorte i fotball og t-skjorte og zip genser i håndball

  • Regnjakke / zip-genser deles ut på høsten (bestilling må være sendt inn innen 15. september)
  • T-skjorte deles ut på våren (bestilling må være sendt inn innen 15. mars).

Når lagene begynner i 3.klasse og utnevner hovedtrenere får hovedtrenere supplementert til full treningsdrakt (fotball: zip genser og bukse, håndball: bukse). Hjelpetrenere og assistenter får zip genser.

Trenere på Ballsidighet får utdelt t-skjorte i slutten av september.

  • Størrelse meldes inn innen 15.september

Utstyrsansvarlige: Fotballavdelingen og håndballavdelingen har vi egne utstyrsansvarlige som alle bestillinger sendes til. Disse kan kontaktes her:

For basketball, innebandy, friidrett og idrettsskole mm er det daglig leder, Vilde Brodahl, som er utstyrsansvarlig og hun nås på epost [email protected]

Utstyrsansvarlige holder oversikter over bestillinger og fakturaer går via daglig leder. Uttak som gjøres uten godkjennelse fra utstyrsansvarlig blir belastet lagkasse eller privatperson. 

Sædalen IL er forpliktet av sponsoravtaler og samarbeidsavtaler med Nike, Torshov Sport og Select. Disse aktørene er klubbens eksklusive leverandør av sportsartikler (klær, baller, kjegler, vester, isposer, sportstape osv). Det er ikke anledning til å benytte andre varemerker som er i et konkurranseforhold med Nike, Torshov Sport og Select. I spesielle tilfeller kan det benyttes såkalte «no-brands», hvis aktørene ikke kan levere det lagene trenger. Dette skal på forhånd avtales med utstyrsansvarlig og daglig leder.

Drakter: Per 2023 er alle lag i Sædalen IL selv ansvarlig for å ha drakter til alle spillere. Det betyr at alle lag i  Sædalen IL må være flink å søke etter støtte til drakter, enten det er via kampanjer (Sparebanken Vest, BKK, Extra eller lignende) eller via bedrifter. Vi anbefaler også at trenere og lagledere sjekker i foreldregruppen om det er noen som jobber i bedrifter som ønsker å gi økonomisk støtte til draktsett. Er laget i en vanskelig situasjon kan de søke råd hos utstyrsansvarlig eller daglig leder. 

Barn og ungdom vokser fortere enn draktsettet blir utslitt. Brukbare draktsett skal gå i arv til yngre lag. Derfor oppfordrer klubben-og avdelingen til at draktene kun skal bestå av eventuelle sponsorlogoer og tall – ikke navn på spillerne.

Samarbeidslag: Samarbeidslag mellom Sædalen IL og Kringlebotn IL skal spille i mørkeblå drakter med begge logoer. Samarbeidslag er på lik linje med Sædalen lag selv ansvarlige for å skaffe drakter til spillerne.

Anbefaling: Vi anbefaler også å søke på støtteordninger feks via Vestbo, Obos, Fana Sparebank, Equinor og lignende som årlig støtter gode samfunnstiltak med penger. Du som trener og lagleder kan støtte deg på utstyrsansvarlige som vil hjelpe og veilede.T

Økonomi:

I Sædalen IL har vi klare kjøreregler for økonomistyring. Det er forbudt med lagkontoer på private kontoer. Alle lag skal ha egne økonomiansvarlige samt egen lagkonto som skal ligge under idrettslagets kontostruktur i Sparebanken Vest. Har laget ditt behov for lagkonto, ta kontakt med daglig leder Vilde på [email protected]

Her finner du nyttig informasjon om økonomistyring i Sædalen IL.

Idrettslaget har egen regnskapsfører som har fakturamottak for oss. Har du en refusjonssak skal den fortrinnsvis legges inn via iUtlegg (mer info: https://sedalenil.no/okonomistyring/) eller sendes til [email protected] og har du en faktura som skal betales for laget sendes denne til [email protected] Merk: Henvendelser til disse kontoene behandles maskinelt, det betyr at alle refusjonssaker eller fakturaer må lagres og sendes som PDF.

Kommunikasjon: Spond

Klubben benytter SPOND som sin kommunikasjonskanal mellom styret / administrasjon og trenere/ledere og medlemmer. Alle medlemmer skal være lagt inn i spond. Medlemmer under 18 år skal har registrerte foresatte til sin profil. Fra barna er 13 år kan de har registrert mot eget telefonnummer men det skal også være foresatte registrert.

Alle trenere og ledere skal legges inn i spondgruppen «Trenere/Ledere Sædalne IL», spondkode: MMEQO

Alle lag skal benytte SPOND for å organisere treninger og kamper, samt kommunisere med foresatte på de ulike lagene. Ved oppstart av nytt kull lager klubben spondgrupper som hver gruppe skal benytte fra dag en.

Dugnadsarbeid:

I Sædalen IL oppfordrer vi til dugnadsarbeid. Foreldre som ikke har trener eller laglederoppgaver må være med å bidra rundt laget ved annet dugnadsarbeid.

Salgsdugnader: Dugnader som baseres på salg av varer, tjenster eller liknende på de ulike lagene skal koordineres med avdelingsleder og daglig leder for å sikre at ikke lag konkurrerer med hverandre på samme tid i Sædalen. Lagene blir da også informert om regler i relasjon til mva, o.l.

Loddsalg: I perioden november til desember er dette forbeholdt Sædalen ILs julelotteri. Hele idrettslaget skal fra midten av november til midten av desemeber selge loddbøker i regi av klubben. Julelotteriet er i regi av hovedstyret i klubben og en dugnad som involverer alle medlemmene.

Når det gjelder øvrig loddsalg gjennom året kan lagene benytte Sponds skrapelodd, men vær obs på at Spond tar en cut av inntektene fra loddsalget.
Det er et krav at retningslinjene til Lotteritilsynet følges og at det koordineres internt i Sædalen IL for hvilken periode man kan selge lodd.

Annet: Det er ellers muligheter for å melde seg til ryddedugnad i regi Bergen kommune mot tilskudd, pantaaksjon, juletrehening eller andre tiltak for å skaffe inntekter til lagkassen.

Klubben skal bli informert om de ulike dugnadstiltakene lagene gjennomfører i løpet av klubben for å kunne koordinere innsatsen og spre det utover året.

Bruk av Sædalsbilen:

Retningslinjer for bruk av Sædalsbilen (9-seter).

Lag som ønsker å benytte Sædalsbilen til kamper, turneringer eller treningcamper er velkommen til det. Booking av bilen må gjøres gjennom daglig leder Vilde Brodahl ([email protected]) eller trener-og spillerveileder Marcin Wodka ([email protected]). Bilen er forbeholdt transport til/fra FFO på dagtid i ukedagene på dagtid. 

Retningslinjer for bruk av Sædalsbilen, 15.08.2023Last ned

Har du spørsmål eller noe som er uklart ta kontakt med daglig leder på [email protected]